Vedtekter

VEDTEKTER  FOR  HILLESTAD  PROMENADEORKESTER

Vedtatt og sist endret :  Årsmøtet 27. februar 2018

 

§ 1 - FORMÅL OG ORGANISERING
Hillestad Promenadeorkester er stiftet for å sikre korpsmusikk til lokale arrangementer. Hillestad Promenadeorkester skal legge vekt på å utvikle musikalske ferdigheter og skape et godt miljø til beste for sine medlemmer. 

§ 2 - MEDLEMSSKAP 
2.1 Opptak av medlemmer 
Aldersgrense 16 år. Musikanter og andre interesserte kan bli medlemmer i Hillestad Promenade-orkester. Musikanter i skolekorps kan øve og spille med Hillestad Promenadeorkester. Skolekorps medlemmer skal prioritere og oppfylle sine forpliktelser i skolekorpset. Skolekorps medlemmer betaler ikke kontingent til Hillestad Promenadeorkester. Ved fylte 18 år opptas skolekorps medlemmer automatisk som fullverdig medlem av Hillestad Promenadeorkester. Regel om prioritering av skolekorpset og kontingent fritak vil da bortfalle.

2.2 Forutsetning for medlemsskap 
a. Alle medlemmer plikter å følge Hillestad Promenadeorkesters vedtekter, reglement og lovlige vedtak. 
b. Alle nye medlemmer skal levere inn medlemskapsopplysninger på gjeldende innmeldingsskjema. Ved endring av registrerte opplysninger skal medlemmene snarest mulig gi melding til styret. Det gis ikke adgang til reservasjon mot registrering. 
c. Instrumenter, uniformer og utstyr eid av Hillestad Promenadeorkester skal holdes i god stand. Uforsiktig behandling kan medføre økonomisk ansvar for medlemmer/foresatte.       

d. Dekning av reparasjonsutgifter på private instrumenter som benyttes i korpset må avtales med styret i hvert tilfelle.
e. Bruk av Hillestad Promenadeorkesters eiendeler i andre musikkaktiviteter må godkjennes av styret.

f. Alle spillende medlemmer plikter å møte på øvelser og oppdrag. Dersom et medlem er forhindret fra å møte, varsles dirigent eller korpsleder. Ved lengre planlagte fravær, ut over 2 måneder, søkes styret om permisjon. Permisjon kan søkes for inntil 6 måneder av gangen. Kontingent skal betales i permisjon perioden.                                                                                

2.3 Æresmedlemmer og Støttemedlemmer

a. Styret kan utnevne til æresmedlem personer som har utført en innsats for korpset utenom det vanlige. Vedtaket i styret må være enstemmig. Æresmedlemmer er fritatt for å betale kontingent.                                                                                                                                             

b. Støttemedlemmer har tale og forslagsrett men ikke stemmerett og betaler halv kontingent.

2.4 Uniform

Uniform brukes til offisielle oppdrag og ellers når styret bestemmer det. 

Hillestad Promenadeorkesters uniform er:

Hvit kortermet skjorte m/emblem på venstre arm. Sort jakke m/gullknapper, en gullstripe 10mm bred på ermene, gull skulderklaffer og merket HILLESTAD PROMENADEORKESTER i gullskrift på brystlomma. Sorte benklær m/30mm bred gullstripe fra bukselinning og ned. Lue: Sort skjerm med dobbel gullsnor og hvit pull. Sort/gull ovalt HPO emblem. Sort slips og sorte sko. Medlem som mottar ny uniform eller uiformseffekt betaler en engangsavgift på kr 500,-. Medlem som slutter i korpset plikter å levere uniformen tilbake i renset tilstand. Eventuelt kan korpset besørge rensing for medlemmets regning.

 


2.5 Rapporteringsplikt og kontingent 
a. Musikkorpsåret følger kalenderåret. 
b. Kontingenten deles i 2 like store deler. Medlemmene forplikter seg til å betale første del av kontingenten innen 20. april og andre del innen 20. oktober hvert år.

 

2.6 Utmeldinger 
Medlemmer som ønsker å melde seg ut gir melding om det til Hillestad Promenadeorkesters styre. Betalt kontingent refunderes ikke ved utmelding. 

2.7 Suspensjon og eksklusjon 
a. Styret kan iverksette disiplinære tiltak overfor medlemmer som ikke retter seg etter gyldige vedtekter, regler og vedtak, eller er til skade for Hillestad Promenadeorkesters aktivitet. 
b. Styret kan suspendere medlemmer for et bestemt tidsrom.

c. I grovere tilfelle kan årsmøtet vedta eksklusjon.

 

§ 3 - ÅRSMØTET 
3.1 Status 
Årsmøtet er Hillestad Promenadeorkesters høyeste myndighet.

3.2 Årsmøteperiode, innkalling, og saker til årsmøtet 
a. Ordinært årsmøte holdes hvert år i løpet av februar måned. 
b. Det innkalles til ekstraordinært årsmøte dersom styret i Hillestad Promenadeorkester eller 1/3 av medlemmene krever det.
c. Innkallingen sendes ut minimum 2 uker før ordinært og 1 uke før ekstraordinært årsmøte.
d. Medlemmer kan fremme saker til behandling på årsmøtet gjennom styret. Slike saker må være styret i hende senest 1 uke før årsmøtet avholdes. Styret plikter å legge saker som kommer inn i rett tid fram på årsmøtet.

3.3 Representasjon, rettigheter og voteringer 
a. På årsmøtet deltar Hillestad Promenadeorkesters medlemmer, og gjester invitert av styret. 
b. Følgende har tale-, forslags- og stemmerett: 
- Alle medlemmer.

- Styrets medlemmer har ikke stemmerett under behandling av årsmelding og regnskap.  
- Årsmøtet kan gi talerett til hvem det måtte ønske. 
c. Gyldig vedtak krever mer enn halvparten av de avgitte stemmene, dersom ikke annet er bestemt i vedtektene. Ved stemmelikhet avgjør leders dobbeltstemme. 

3.4 Årsmøtets dagsorden 
Årsmøtet skal behandle følgende saker: 
    1. Konstituering §3-4 

            A. Åpning 
            B. Godkjenning av innkalling 
            C. Godkjenning av dagsorden/saksliste 
            D. Valg av møteleder 
            E. Valg av møtesekretær 
            F. Valg av  2 personer til å underskrive protokollen.

    2. Godkjenning av årsmelding og revidert regnskap. 
    3. Saker fremmet av styret og medlemmer. 
    4. Budsjett, herunder medlemskontingent. 
    5. Valg:

            a. Leder for to år 
            b. Nestleder for to år. 
            c. Sekretær for to år.

            d. Kasserer for to år.

            e. Korpsleder for to år.

            f.  Materialforvalter for to år¹.

            g. 2 varamedlemmer for ett år¹.

            h. 2 revisorer for ett år.

            i.  2 medlemmer i valgkomiteen for ett år. Leder velges særskilt.
            Valg skal være skriftlig dersom noen krever det.

 

 

§ 4 - STYRET 
4.1 Sammensetning  
Styret har 6 medlemmer og 2 varamedlemmer. Styret består av:

Leder

Nestleder

Sekretær

Kasserer

Korpsleder

Materialforvalter

Leder har ved stemmelikhet dobbeltstemme. Varamedlem har møterett, men ikke stemmerett ved fulltallig styre.

 

4.2 Fullmakter 
a. Styret skal lede Hillestad Promenadeorkester etter de vedtak årsmøtet har fattet. 
b. Styret kan nedsette de utvalg og komiteer det er behov for. 
c. Styret kan revidere og utforme de regler og instrukser det er behov for å presisere, og regulere Hillestad Promenadeorkesters ansvar og aktiviteter. 
d. Styrets leder og/eller nestleder og et styremedlem tegner Hillestad Promenadeorkester. 
e. Styret foretar engasjement, ansettelser og oppsigelser, og har fullmakt til å inngå lønns - og arbeidsavtaler. Avtaler forelegges neste årsmøte til godkjenning. Styrets leder utøver daglig personalansvar.
4.3 Innkalling til styremøter - beslutninger 
a. Styret innkalles når leder eller tre av styrets medlemmer finner det nødvendig. 
b. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 er tilstede. I ikke fulltallige styremøter kan et 
styremedlem forlange saken forelagt fulltallig styre før gyldig vedtak kan fattes. 
c. Styrevedtak skal protokollføres, og protokollene sendes styrets medlemmer, varamedlemmer og revisor. Hillestad Promenadeorkesters medlemmer skal informeres om de vedtak styret gjør.

4.4 Årsavslutning 
Styret skal utarbeide årsmelding og avslutte regnskapet for hver årsmøteperiode. Regnskapet skal revideres av revisorer valgt av årsmøtet.

§ 5 - KOMITEER 
5.1 Revisjon 
Revisorene skal gjennomgå regnskapet for hver årsmøteperiode og legge fram beretning for årsmøtet.

5.2 Valgkomite
Valgkomiteen skal innstille valgbare kandidater til tillitsverv etter § 3.4.

 

 § 6 - UENIGHETER OG TVISTER 
Uenighet og tvister om vedtektenes forståelse forelegges skriftlig til styret for tolkning. Tolkningen forelegges neste årsmøte som egen sak.



§ 7 - OPPLØSNING  
a. Vedtak om oppløsning av Hillestad Promenadeorkester må foretas på to påfølgende ordinære årsmøter. Vedtaket krever 2/3 flertall. 
b. I tilfelle oppløsning skal Hillestad Promenadeorkesters midler plasseres i bank på sperret, rentebærende konto. I perioden fram til nytt musikkorps er opprettet skal denne konto disponeres av det siste styret, eller årsmøtet kan oppnevne eget avviklingsstyre. Disponering av kontoen krever 2/3 flertall i styret. Denne bestemmelsen gjelder ikke ved sammenslåing av musikkorps. 
c. Det siste ordinære årsmøtet kan bestemme at Hillestad Promenadeorkesters midler og eiendom skal overføres til en ideell upolitisk organisasjon dersom nytt musikkorps ikke er reorganisert innen 5 år.  

 

§ 8 - ENDRINGER OG IKRAFTTREDEN

8.1 Endringer

Årsmøtet kan endre vedtektene med 2/3 flertall.

8.2 Ikrafttreden

Disse vedtektene trer i kraft fra årsmøtet 2018 og erstatter tidligere vedtekter.